Najczęściej popełniane błędy przy współpracy z biurem rachunkowym

Współpraca z biurem rachunkowym potrafi odciążyć firmę, ale tylko wtedy, gdy unikniesz kilku powtarzalnych błędów: spóźnione i niekompletne dokumenty, słaba komunikacja, brak jasnej umowy i mylna klasyfikacja kosztów. Poniżej znajdziesz konkretną listę potknięć oraz praktyczne wskazówki, jak im zapobiec, aby Twoja księgowość działała przewidywalnie, bez kar i nerwów.

Przeczytaj również: Rola audytu w procesie rodo wdrożenie i diagnozy procedur ochrony danych

Brak jasnego zakresu usług i odpowiedzialności

Najczęstszy punkt zapalny to nieprecyzyjne ustalenia. Gdy nie wiadomo, kto wystawia JPK, kto kontaktuje się z urzędem, a kto pilnuje terminów, błędy są tylko kwestią czasu. Jasno zdefiniowany zakres usług (księgi, kadry, płace, rozliczenia VAT, reprezentacja przed US/ZUS) oraz SLA na odpowiedzi ograniczają ryzyko i przyspieszają obsługę.

Przykład: przedsiębiorca zakłada, że biuro składa wnioski o ulgę na start. Biuro sądzi, że to po stronie klienta. Efekt? Utrata preferencji. Rozwiązanie: spisz listę czynności „kto–co–kiedy” i potwierdź ją e‑mailem lub w aneksie.

Brak formalnej umowy regulującej współpracę

Praca „na słowo” utrudnia egzekwowanie jakości i odpowiedzialności. Umowa powinna określać: zakres, terminy, wymagane formy przekazywania dokumentów, poziom odpowiedzialności, procedury reklamacyjne, stawki za prace poza abonamentem oraz sposób wypowiedzenia. Dzięki temu w razie błędu łatwiej ustalić, co było obowiązkiem której strony.

Dobrą praktyką jest załącznik z checklistą dokumentów (miesięcznie/kwartalnie) oraz polityką obiegu dowodów księgowych.

Niedostateczna komunikacja z biurem

Brak informacji o istotnych zmianach (nowy kontrakt, leasing, eksport, zmiana rachunku, nowa kasa fiskalna) to prosta droga do błędnej ewidencji. Informuj księgowość z wyprzedzeniem, najlepiej jednym kanałem (np. dedykowaną skrzynką lub systemem DMS), aby uniknąć zaginięcia wiadomości.

Dialog dwa zdania: „Wchodzimy w sprzedaż na Amazonie od 1 listopada. Co potrzebujesz?” — „Mapę procesów, umowy, raporty z platformy i ustalenie stawek VAT dla krajów UE.” Jedna rozmowa potrafi oszczędzić tygodnie poprawek.

Dostarczanie dokumentów na ostatnią chwilę lub po terminie

Nieterminowe dostarczanie dokumentów zwiększa ryzyko błędów i kar, a czasem uniemożliwia złożenie deklaracji. Zamiast „końcówki miesiąca”, wprowadź rytm: wysyłka co piątek. To rozkłada pracę i ułatwia wychwycenie nieścisłości.

Praktyka: ustaw w kalendarzu przypomnienia i korzystaj z automatycznych integracji (bank, fakturowanie), aby dokumenty trafiały do systemu na bieżąco.

Trzymanie faktur w e‑mailu i chaos w dokumentach

Przechowywanie faktur wyłącznie w skrzynce pocztowej utrudnia obieg i kontrolę kompletności. Centralne repozytorium dokumentów (folder współdzielony lub system DMS) z nazwami typu „2025-10-14_FV_1234_ABC-Spzoo_6150PLN_VAT23” pozwala księgowemu pracować szybciej i bez domysłów.

Ustal standard: jeden plik = jedna faktura + ewentualne załączniki, bez zdjęć w niskiej jakości i bez miksowania prywatnych rachunków.

Przesyłanie niekompletnych lub nieczytelnych danych

Braki w NIP, dacie sprzedaży, formie płatności, stawce VAT czy podpisie na dokumentach kadrowych powodują poprawki i opóźnienia. Sprawdź kompletność przed wysyłką. Checklista „przed wysyłką” eliminuje 80% poprawek.

• Czy faktura zawiera NIP, datę sprzedaży, numer, stawkę VAT i dane kontrahenta?
• Czy jest potwierdzenie płatności przy WNT/eksport/odwrotne obciążenie?

Błędna klasyfikacja kosztów i mieszanie wydatków

Wydatki prywatne zaliczane do firmowych lub nieprawidłowe przypisanie do kategorii kosztów zniekształca wynik i zwiększa ryzyko sporu z urzędem. Oddziel konta bankowe i karty dla firmy, a w razie wątpliwości pytaj księgowego o kwalifikację (np. reprezentacja vs reklama, eksploatacja samochodu, gadżety pracownicze).

Warto też opisać cel biznesowy na fakturze (np. „materiały do prototypu X”) — to ułatwia obronę kosztu.

Niejasności przy kadrach i płacach

Spóźnione zgłoszenia do ZUS, brak umów, niepoinformowanie o premiach lub dodatkach skutkują korektami i sankcjami. Przekazuj dane o nowych pracownikach min. 3 dni przed startem oraz aktualizuj informacje o zmianach wynagrodzeń przed naliczeniem listy płac.

Ustalcie stały harmonogram: deadline na listę płac, ZUS, PPK, ewidencję czasu pracy.

Niedostateczne sprawdzenie kwalifikacji i szkoleń biura

Niska jakość usług często wynika z braku aktualizacji wiedzy. Sprawdź doświadczenie w Twojej branży, procedury kontroli jakości, ubezpieczenie OC oraz to, czy zespół przechodzi regularne szkolenia podatkowe. Dla lokalnych firm dobrym kierunkiem jest współpraca z doświadczonym partnerem, takim jak biuro rachunkowe w Szczecinie, który łączy księgowość, podatki i kadry w jednym procesie.

Poproś o case studies lub referencje dotyczące podobnych procesów (e-commerce, usługi B2B, produkcja).

Brak procedur bezpieczeństwa i kontroli wersji

Dokumenty rozproszone na prywatnych mailach i brak kopii zapasowych narażają firmę na utratę danych. Warto wdrożyć zasady obiegu dokumentów, dostępów, archiwizacji i akceptacji kosztów. Prosty schemat: klient przekazuje → biuro weryfikuje → klient zatwierdza nietypowe pozycje → księgowanie.

Dodatkowo ustalcie sposób oznaczania korekt (numer wersji, data, osoba wprowadzająca), aby ścieżka audytu była czytelna.

Mylenie doradztwa podatkowego z księgowaniem „po fakcie”

Księgowanie nie zastąpi planowania. Jeżeli nie zapytasz wcześniej o skutki podatkowe leasingu, ulgi B+R czy transakcji wewnątrzunijnych, możesz stracić pieniądze. Zadbaj o proaktywne doradztwo: krótkie konsultacje przed decyzją biznesową pozwalają wybrać optymalną formę i uniknąć korekt.

Przykład: zmiana formy opodatkowania w trakcie roku bywa ograniczona. Zapytaj księgowego o symulację przed złożeniem oświadczeń.

Jak usprawnić współpracę z biurem rachunkowym

Skuteczna współpraca opiera się na trzech filarach: terminowości, kompletności i komunikacji. Ustal stały rytm, stosuj checklisty, a wątpliwości wyjaśniaj od razu. Dobrze skonfigurowane procesy oszczędzają czas obu stron i minimalizują ryzyko kontroli.

• Jeden kanał przekazywania dokumentów i spójne nazewnictwo plików.
• Miesięczna sesja statusowa: zmiany w biznesie, planowane inwestycje, ryzyka.